Menu

Carole QUENAON

ROUEN

En résumé

Assistante titulaire d’un BTS « secrétariat de direction », je bénéficie d’une solide expérience administrative polyvalente acquise au sein de différents services en milieu industriel.

J’ai évolué d’un poste de secrétaire assurant les tâches administratives multiples d’un service financier de 15 personnes à celui d’assistante dédiée du Directeur Technique sur un site de production de 400 personnes, puis du Directeur des Achats chargé des Relations Extérieures au sein d’un service de 11 personnes.

De ce fait, j’ai été amenée à réaliser de multiples tâches traditionnelles (courriers, comptes rendus réunions, téléphone, agenda) et spécifiques (rapports d’activité, suivis de tableaux de bord d’indicateurs, établissement de commandes d’achats, gestion de factures) ainsi qu’à coordonner de la communication externe (lettres d’information, insertions publicitaires, contacts avec les organismes règlementaires).

Dans une démarche volontaire d’amélioration continue, j’ai également été auditeur interne Qualité/Santé-Sécurité/Environnement.

Pour pouvoir mener à bien ces différentes missions, souplesse, sens du service et de l'organisation, minutie et discrétion ont été indispensables.

De plus, afin d'élargir mon domaine de compétences, j'ai suivi une formation certifiante "Assistante comptable et administrative" complétée par un module "Administration du personnel et droit social".

Je travaille actuellement chez EPF Normandie (Etablissement Public Foncier) en tant qu'assistante de la Direction de l'Economie et de l'Innovation.

Mes compétences :
SAP
Microsoft Office
Gestion administrative
Facturation
Communication interne
Gestion budgétaire
Relation fournisseurs
Audit interne
Planification
Gestion d'agenda
AGE

Entreprises

  • Epf Normandie - Assistante de la Direction de l'Economie et de l'Innovation

    ROUEN 2017 - maintenant * Suivi d'activité et traitement administratif et financier des dossiers relevant de la Direction dans le respect des délais et des procédures
    * Interface avec les interlocuteurs internes et externes sur les dossiers en cours
    * Alimentation des bases de données internes et des tableaux de bord
    * Rédaction et suivi de documents administratifs (conventions, délibérations...)
    * Préparation et transmission de documents auprès de différents intervenants (collectivités, notaires, gestionnaires...)
    * Contrôle et comptabilisation des factures et notes d'honoraires avec suivi du budget
    * Préparation des dossiers d'encaissement
    * Recherches documentaires et rédaction de notes de synthèse
    * Préparation de supports de présentation
    * Assistance auprès de la Direction par l'accueil, la prise de rendez-vous ainsi que l'organisation et la participation aux réunions avec prise de notes/rédaction de comptes rendus
  • UPM, Chapelle Darblay - Assistante du Directeur des Achats MPR et Biomasse chargé des relations extérieures

    Grand-Couronne 2006 - 2015 * Saisie des commandes mensuelles achats marché Matières Papiers Recyclables (MPR)
    * Suivi de la qualité des MPR (100 % de traitement pour les non-conformités) et mise en place d’un suivi des factures émises avec relances pour les retards de paiement
    * Emission et gestion des factures fournisseurs de MPR
    * Conception et rédaction de lettres d'information trimestrielles envoyées aux fournisseurs de MPR et insérées sur un site intranet
    * Création et gestion d’un suivi de la « Communication externe environnementale et sécurité » dans le cadre des échanges avec les organismes réglementaires (DREAL, Préfecture, Mairies)
    * Autonomie de gestion des insertions publicitaires dans le respect du budget fixé
    * Coordination de la communication pour la publication d’articles ou la réalisation d’émissions télévisées et radiophoniques


  • UPM, Chapelle Darblay - Assistante du Directeur Technique

    Grand-Couronne 1997 - 2006 * Gestion de l'agenda avec prise de rendez-vous
    * Organisation de déplacements ou de réunions avec prise de notes et rédaction de comptes rendus
    * Conception et élaboration de courriers
    * Coordination de la communication auprès des autres services (notes, rapports d'activité mensuels)
    * Gestion des stocks d'habillages pour machines à papier (commandes, appels de livraison, entrées-sorties, inventaires)
    * Élaboration et diffusion de statistiques journalières de production (tonnes produites et vendables, temps d'arrêt, % d'efficacité)
    * Suivi des procédures ISO Qualité Santé Sécurité Environnement liées à la Direction Technique
    * Auditeur interne opérationnel sur l'ensemble des services
  • UPM, Chapelle Darblay - Secrétaire des Services Comptables-Financiers et du Contrôleur de Gestion

    Grand-Couronne 1985 - 1997 * Aide à l'élaboration des budgets annuels de gestion et analyses mensuelles des écarts (mise en forme et diffusion)
    * Réalisation des tâches administratives du service (saisie et classement-archivage de documents, tri et transmission du courrier, gestion des appels téléphoniques avec prise de messages et filtrage, approvisionnement fournitures...)

Formations

Réseau

Annuaire des membres :