Assistante de Direction chez Keolis, auprès du Directeur Général Adjoint en charge de l' IDF
Entreprises
KEOLIS
- ASSISTANTE DE DIRECTION
Paris2008 - maintenantAssistante du Directeur Général Adjoint en charge de l'IDF et des collaborateurs (Cadres et employés) de l'IDF.
Secrétariat classique (gestion de l’agenda…)
Suivi de la prestation externalisée du secrétariat et de l’accueil
Animation des Assistantes de filiales de l’Ile de France (10)
Responsable du fonctionnement et de la logistique du service (fournitures, relations avec le gestionnaire de l’immeuble…)
Assistance auprès du Directeur Général Adjoint et des membres du comité de direction
Rédaction de courriers
Suivi des projets majeurs du service et des interlocuteurs internes et externes (clients, fournisseurs, associations, collectivités…)
Suivi administratif des Cadres de l’Ile-de-France: gestion des plannings et congés, déplacements, séminaires...
Organisation des réunions et séminaires (établissement des ordres du jour et compte-rendu)
Suivi des documents administratifs obligatoires pour les filiales: k bis, statuts, délégations de pouvoirs, attestations de capacité, mandataires sociaux…
Participation à la mise en forme de présentations (réunions budgétaires, propositions clients, réponse à appels d’offres…)
Gestion des conflits sociaux en lien avec la Directrice des Ressources Humaines (grèves des conducteurs)
Assistance du DAF (imputation factures et relations avec la comptabilité générale du Groupe…)
Relations avec le service Communication du Groupe afin de préparer les grands événements (conventions, vœux du Président, envoi de cadeaux de fin d’année aux clients et aux Elus…)
NEXITY
- ASSISTANTE DE DIRECTION
PARIS cedex 082008 - 2008Assistante du Directeur Général
Assurer le secrétariat classique du Directeur (tenue agenda,organisation de réunions internes et externes,filtrage téléphonique,frappe de courriers...)
Suivi de dossiers
CREDIT FONCIER DE FRANCE
- ASSISTANTE DE DIRECTION
CHARENTON CEDEX2000 - 2008ASSURER L’ASSISTANCE ET LE SECRETARIAT CLASSIQUE
- Analyser les informations et demandes reçues, les traiter et suivre les délais de réponse
- Organiser et coordonner la circulation des informations
- Gérer le courrier et les documents avec discrétion et confidentialité
- Assurer le secrétariat de la direction
- Préparation, suivi et classement des dossiers
- Organisation de réunion et rédaction compte rendu
- Création et Mise à jour des tableaux de bord d’activité, de budget, de statistiques
- Organisation des manifestations internes et externes en lien avec les directions de la communication et des moyens généraux
- Suivi du budget
- Organisation de déplacement
RELAIS ENTRE LES COLLABORATEURS ET LA DRH
- Suivi de l’évolution des effectifs
- Gestion des plannings, congés, arrêt maladie
- Gestion des départs et des nouveaux entrants dans le service
- Saisie des contrats intérimaires sous logiciel
- Suivi d’un tableau de bord concernant les augmentations annuelles ainsi que les primes commerciales annuelles.
APPLIQUER LES PROCEDURES, NORMES ET METHODES
- Respecter et rappeler les normes et procédures
- Veiller au bon fonctionnement du service
- Vérification et transmission des informations aux personnes concernées
- Garantir la confidentialité des informations reçues et transmises.
GERER ET SUIVRE LES RELATIONS DE SES DEUX MANAGERS
- Promouvoir une bonne image de son manager en répondant à ses interlocuteurs
- Gestion des agendas et des rendez vous
- Gestion des relations (clients, interlocuteurs, collaborateurs…) de son manager
- Accueil téléphonique et physique
- Filtrage d’appels
- Faciliter la gestion des priorités de son manager
- Constituer un relais fiable avec les autres départements.
