Mes compétences :
SAP
Ciel
Notilus
Microsoft Office
GANTT Project
Go To Meeting
Arkadin
Doodle
Entreprises
E.S.A.T. Lille Fives
- Employée administrative (Intérim)
2015 - 2015- Tenue du standard
- Enregistrement des arrêts maladie
- Support administratif divers
Kiabi
- Assistante chef de produit
HEM2015 - maintenantCollection Kids (0 à 18 ans)
Référencements des produits (marché bébé et enfant textile de jour, puériculture, jouets et chaussettes)
Interface entre les collections et les services achats basés en Chine
Suivi du développement des produits
Saisie des commandes et suivi pour Kiabi Europe
Gestion des importateurs Européens
Ambassadrice ou Key User sur plusieurs projets, notamment le développement des logiciels informatiques (essentiellement achats)
Kiabi
- Assistante de marché - Collection bébé 0 à 18 mois (CDD)
HEM2014 - 2014Missions :
Gestion des échantillons :
- Demande d'échantillons pour la publicité et la presse
- Organisation des collectionning
- Préparation des produits pour différentes présentations
- Gestion des retours d'échantillons vers les fournisseurs ou les soldeurs
Gestion des collections :
- Saisie des commandes
- Participation aux relevés de prix
- Édition des 20/80
- Demandes diverses liées à la gestion
Organisation du service :
- Traitement des appels du service
- Gestion du courrier et des colis
- Organisation des déplacements et des réunions
Mettre en place un logiciel de veille règlementaire :
- Contact avec le prestataire
- Gestion du projet
- Mise à jour des guides utilisateurs
- Préparation du lancement de l'outil (communication et assistance aux utilisateurs)
- Préparation des outils de formation
- Préparation de la communication interne
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Missions :
Logistique :
- Planification des voyages (proposition d'horaires, réservations trains-avions-hôtels-taxi)
- Distribution, préparation et envoi du courrier
- Organisation de réunion avec les partenaires internes et externes (réservations des salles de réunion, préparation de la salle, mise en place des conf-call avec les logiciels Go To Meeting ou Arkadin)
- Organisation du stock et commandes des fournitures de bureau
Suivi du budget :
- Confrontation factures/devis
- Archivage informatique
- Mis à jour du tableau de suivi du budget
- Saisie sur le logiciel SAP Supplier Relationship Management
- Saisie des notes de frais du service avec le logiciel Notilus
- Contact avec la comptabilité
- Contact avec les fournisseurs
Contrats et suivi des fournisseurs :
- Préparation des accords de confidentialité
- Envoi et réception des originaux
- Mis à jour du tableau de suivi des échéances contrats
- Archivage informatique
- Contact avec le service juridique
- Gestion du renouvellement des abonnements
- Suivi des heures consommées sur les abonnements
- Contact avec les prestataires
Communication :
- Préparation des réunions (documents à diffuser, finalisation des présentations...)
- Mise en forme des notes règlementaires
Veille règlementaire :
- Numérisation des articles signalés par les collaborateurs
- Recherche sur les bases de données (interne ou externe)
Gestion du personnel :
- Suivi et validation des congés avec le logiciel Tempo
Mettre en place un logiciel de veille règlementaire :
- Contact avec le prestataire
- Définition des besoins des collaborateurs
- Gestion du projet (planning, suivi des anomalies, réunions)
- Réalisation des tests et suivi des corrections
- Préparation des guides pour les utilisateurs
Créer et diffuser des procédures pour :
- Le suivi des factures et du budget
- Le suivi des contrats
- L'accueil d'un nouveau collaborateur
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Missions :
Logistique :
- Planification des voyages (proposition d'horaires, réservations trains-avions-hôtels-taxi)
- Distribution, préparation et envoi du courrier
- Organisation de réunion avec les partenaires internes et externes (réservations des salles de réunion, préparation de la salle, mise en place des conf-call avec les logiciels Go To Meeting ou Arkadin)
- Organisation du stock et commandes des fournitures de bureau
Suivi du budget :
- Confrontation factures/devis
- Archivage informatique
- Mis à jour du tableau de suivi du budget
- Saisie sur le logiciel SAP Supplier Relationship Management
- Saisie des notes de frais du service avec le logiciel Notilus
- Contact avec la comptabilité
- Contact avec les fournisseurs
Contrats et suivi des fournisseurs :
- Préparation des accords de confidentialité
- Envoi et réception des originaux
- Mis à jour du tableau de suivi des échéances contrats
- Archivage informatique
- Contact avec le service juridique
- Gestion du renouvellement des abonnements
- Suivi des heures consommées sur les abonnements
- Contact avec les prestataires
Communication :
- Préparation des réunions (documents à diffuser, finalisation des présentations...)
- Mise en forme des notes règlementaires
Veille règlementaire :
- Numérisation des articles signalés par les collaborateurs
- Recherche sur les bases de données (interne ou externe)
Gestion du personnel :
- Suivi et validation des congés avec le logiciel Tempo
- Création des supports pour accueil des stagiaires/nouveaux contrats (organigramme, liste des tâches à effectuer)
- Préparation de l'arrivée des nouveaux collaborateurs (demande de badge et de création de session Windows, matériel informatique, commande des fournitures, préparation des documents essentiels)
- Accueil des stagiaires ou contrat temporaire
- Gestion des départs stagiaires ou contrat temporaire
Paris2010 - 2010Novembre 2010 – Décembre 2010 (2 mois)
Mai 2010 – Juillet 2010 (3 mois)
Projets :
Fichier de suivi des stocks des fournitures de bureau :
- Inventaire du stock
- Ré-organisation du stock
- Création du fichier de suivi
- Information aux collaborateurs
Plaquette sur l’attitude à adopter en cas de panne avec un véhicule de la société :
- Définition des besoins
- Recherche des informations
- Maquette (choix du format, des coloris, position des informations)
- Réalisation des plaquettes (Impression, plastification)
- Diffusion des plaquettes et mis à disposition dans les véhicules
Organisation d'une réception pour l'ouverture du chantier-école :
- Répertorier les adresses des invités
- Envoi des cartons d'invitation
- Réception des réponses aux invitations
- Bilan avec l'assistante pour choix du traiteur
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Missions :
Logistique :
- Mis à jour des profils Notilus des agents
- Organisation des déplacements (réservation des trains-avions-hôtels via le logiciel Notilus)
- Location des véhicules pour l'ensemble des agents du site
- Gestion des prêts de voiture de la société
- Gestion des salles de réunion de l'agence
Communication :
- Accueil des visiteurs
- Gestion du standard
- Enregistrement sur le serveur des comptes-rendus de prestation, offres de service, fiches d'appréciation des prestations et contrats
- Relance des entreprises en retard de livraison
Réception/Distribution :
- Publipostage (courriers, contrats de prestations, etc.)
- Suivi du courriers entrants/sortants
- Distribution du courriers
- Vérification et réception des colis
- Préparation des colis
Gestion du personnel :
- Tri des feuilles de pointage des agents en déplacements
- Pré-pointage des frais de déplacements des employés
- Actualisation des plannings d'astreintes
- Mise en place des astreintes
- Constitution et envoi des dossiers du projet managérial
- Mis à jour des informations des dossiers du personnel
- "Nettoyage" des dossiers
- Demande auprès du personnel des justificatifs manquants
- Création des fiches récapitulatives des informations importantes
Parc informatique :
- Inventaire du parc informatique
- Mis à jour du fichier de suivi
- Proposition d'amélioration
Visite de sécurité :
- Enregistrement des commentaires sur les visites de sécurité des centrales nucléaires
LDR Mécanique
- Assistante de gestion (Stage)
2010 - 2010Projet :
Création d'une plaquette d'information sur les activités de la société :
- Définition des besoins du gérant
- Prise de photographie des différentes réalisations de la société
- Maquette (choix du format, position des informations)
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Missions :
Gestion :
- Édition des devis selon demandes des clients et types de prestation (fabrication, usinage, équilibrage et ventes)
- Création des commandes sur le logiciel APISOFT
- Définition du planning hebdomadaire des ouvriers avec le gérant
- Suivi des commandes
- Préparation des bons de livraison et des factures
- Assistance et suivi du dossier administratif de reprise de la société
Comptabilité :
- Suivi sur brouillard papier
- Paiement fournisseur par virement (avec le logiciel Transfert Plus) ou par chèque
- Relances des impayés clients
Communication :
- Envoi de courrier, mail et fax
- Relations clients et fournisseurs (accueil téléphonique et physique)
- Informations auprès des clients et fournisseurs sur la reprise de la société
