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LCIE Bureau Veritas (Fontenay aux Roses)
- ASSISTANTE CERTIFICATION
2013 - maintenant
ASSISTANTE DIRECTION DU SECRETARIAT PERMANENT
Au sein de l'association ASEFA organisme tierce partie accrédité par le Cofrac pour la certification de produits et l'homologation de laboratoires d'essais électriques (membre du LOVAG)
Mission : assistanat et secrétariat classique en étroite collaboration avec le Président et le Directeur du Secrétariat Permanent, traitement du courrier, gestion des messages électroniques, gestion documentaire de l’association (Statuts, Règlement Intérieur, Manuel Qualité, Accréditations, Règles de certification, Engagements de confidentialité, contrats), gestion documentaire du site internet parties dédiées au public ou aux membres, traitement administratif des demandes de certification nationales et internationales en collaboration avec les Chargés de Certification Basse Tension, Haute Tension et CEM (de l'offre commerciale à la préparation et l'enregistrement des dossiers, à l'envoi des licences, certificats, des rapports de synthèse aux demandeurs et à la facturation), gestion des appels à cotisation, gestion des factures et règlements clients et fournisseurs, suivi de la trésorerie, relances clients, réservations de voyages, préparation des comités de direction, des comités de certification et des assemblées générales (ODJ, PV) et suivi des actions, gestion & suivi des listes des membres de l'association, du personnel participant aux activités de l'ASEFA, des responsables de laboratoires homologués, gestion et suivi des demandes d'homologation de laboratoires d'essai nationaux et étrangers, suivi des audits et supervisions, participation à la préparation et au suivi budgétaire, préparation des dossiers pour assurer l'interface avec le cabinet comptable.
Participation à l'élaboration et mise en page des Tarifs.
Gestion et suivi de consultations lancées auprès des membres de l'ASEFA pour prise de décisions.
Gestion des notes de frais et des déplacements.
Participation à la préparation des Audits internes, Lovag, Cofrac, à la mise à jour de documents pour être en conformité avec les exigences liées à la norme ISO/CEI 17065 (règlement interne, règles de certification, contrats, etc.) en relation avec le service Qualité.
Collaboration avec le service Marketing : Mise en place d'une GED en lien avec la Chargée de Communication, mise à jour du site internet de l'ASEFA, participation aux réunions de préparation d'un nouveau site internet qui sera mis en place pour Renault E.V. READY, préparation de manifestations commerciales (HANNOVER MESSE avril 2014 en tant que membre du LOVAG).
Participation à la mise en place et au suivi du projet EV READY (l'ASEFA étant l'organisme certificateur désigné par RENAULT pour la certification des bornes de charge pour véhicules électriques, pour la certification de la qualification des installateurs et la délivrance des licences pour le droit d'usage de la Marque).
ASSISTANTE ADMINISTRATIVE POLYVALENTE de février 2013 à avril 2014
- Au sein de l’ASEFA :
Mission : Secrétariat classique, mise en place administrative d'un nouveau projet pour la certification de bornes de charge pour véhicules électriques en environnement international (Renault E.V. READY ), suivi et gestion des demandes d’homologation (Laboratoires d’Essais Tierce Partie internationaux) et de certification (fabricants, installateurs, organismes de formation installateurs). Participation à la mise en place de nouveaux formulaires pour clients, membres, laboratoires homologués.
et
- Au sein du département Gestion Production du LCIE Bureau Veritas :
Mission : Création des dossiers techniques dans l'outil informatique à partir des offres commerciales, envoi des rapports d'essai et expédition du courrier, affranchissement du courrier et envoi de DHL, traitement des notes de frais, réservation de voyages, commande de fournitures techniques et de bureau, gestion des factures fournisseurs, nettoyage du backlog.
Outils informatiques utilisés : Pack Office, JD Edwards (sur AS400), SIP
GED : ZEN d'Entropics
Messageries : Lotus Note, Magic Online, Thunderbird
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VEOLIA WATER OIL and GAS (Antony Parc II)
- Assistante Directions Operations & Engineering & Supply Chain (Missions d'interim)
2012 - 2012
Assistanat classique auprès de 3 Directeurs : Opérations, Ingénierie, Administratif & Financier (ainsi que de leurs équipes)
Administratif :
- Tri, ventilation du courrier entrant
- Elaboration de courriers, comptes rendus de réunion
- Archivage papier et électronique dans Sharepoint
- Commande de fournitures de bureau et gestion du stock
- Envoi de documents par DHL ou coursiers
- Gestion des voyages (réservations avion, hébergement, visa)
- Enregistrement des notes de frais
- Collecte et enregistrement des feuilles de temps et des rapports d'activité
- Gestion des demandes d'achat
- Enregistrement, envoi, suivi des commandes d'achat (matériels et prestations) dans le CRM
- Suivi de budgets : tenue de tableaux de bord pour activités Engeeniring et Procurement
- Reportings
- Gestion factures Fournisseurs (contrôle, validation des factures, traitement des litiges)
- Assistanat du Project Manager et son équipe (20 personnes) pour le projet Shell Qatar :
-Participation à la mise en place de l'équipe et de procédures
- Gestion factures hebdomadaires du Client SHELL Qatar (collecte, enregistrement des time sheets, weekly reports, frais de voyage et hébergement et transmission au Document Controller)
- Relation avec les équipes du client basées à Doha pour obtention de lettres d'invitation et visas, réservations d'hôtel...
Relai RH :
- Gestion arrivée et départ des nouveaux collaborateurs, prestataires, intérimaires (badges d'accès parking/self, téléphone)
- Préparation du poste de travail des nouveaux collaborateus
- Elaboration, envoi, suivi des contrats d'assistance technique
- Tenue du planning des congés/absences
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EXPERT LINE (Le Kremlin Bicêtre)
- Attachée de Direction
2011 - 2011
De juillet à octobre 2011 :
GESTION COMPTABILITE GENERALE
Interface avec le cabinet comptable
- Suivi des clients
Production des factures/avoirs sur informations du service commercial (prestations de services, de maintenance, de formations, de devis)
Suivi des comptes clients
Enregistrement et traitement des commandes clients
Suivi des encaissements : contrôle, saisie, remise de chèques
Relance des paiements
Suivi de tableaux de bords
- Suivi des fournisseurs
Traitement des commandes fournisseurs
Saisie des factures, suivi et rapprochement des bons de livraison
Suivi des réglements
Préparation et envoi des paiements fournisseurs (chèques, ordres de virement bancaire)
- Lettrage
Gestion des litiges clients/fournisseurs
Suivi des relevés de banques
GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL
Centralisation des éléments variables de paie
Constitution et suivi des dossiers du personnel (proposition d'intégration, contrats,DUE,RIB, déménagements, arrêts maladie, congés, mutuelle/prévoyance, attestations, actes de mariage et de naissance)
Contrôle des comptes rendus d'activité et des notes de frais
Suivi des visites médicales
GESTION ADMINISTRATIVE
Gestion et filtrage de la ligne téléphonique et assistanat du Président
Suivi de l'agenda directorial
Accueil physique des candidats, clients et fournisseurs
Réception, tri, traitement du courrier entrant
Rédaction de divers courriers, de notes de services, de comptes rendus
Centralisation, décompte et commande des fournitures
Etablissement et suivi de dossiers
Classement
Support administratif aux collaborateurs
Affranchissement du courrier
Relation avec la chargée de recrutement
Gestion des badges d'accès parking
GESTION COMMERCIALE
Suivi des réponses aux appels d'offre
Enregistrement et suivi des données contractuelles et financières (création de codes clients/fournisseurs et articles)
Suivi des contrats, des commandes, des devis
Constitution des dossiers de formations dispensées aux clients (conventions de formation, programme, feuilles d'émargement, fiches d'appréciation, attestations)
Relation avec les centres OPCALIA
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EDS-GFS (Fusion Memorex Telex, LFM, TFS) / a&o Systems + services France (Vélizy)
- Gestionnaire de Comptes Clients - ADV Bilingue Anglais
2005 - 2010
GESTION DES COMMANDES & FACTURATION
Responsable facturation d'un portefeuille clients Grands Comptes(dont EDS (HP))
Analyse des contrats et des prestations (maintenance & régie)
Enregistrement et mise à jour des données contractuelles et financières des contrats
Autonomie dans la constitution, le suivi des dossiers clients, la collecte des justificatifs
Contrôle et préparation des données nécessaires à la facturation (relances pour obtenir des bons de commandes)
Coordination avec les responsables de comptes pour assurer une facturation exhaustive
Pratique des facturations en environnement de clôture mensuelle (production de factures & d'avoirs)
Facturation et suivi sur Supply Portals grands comptes clients (HP/IBM)
Création et suivi d'une parfaite documentation administrative (tableaux de bord), production de justificatifs pour audits
Alerte auprès du service commercial avant échéance des contrats en vue de négocier des reconductions
Reportings liés à la facturation adressés aux responsables de comptes, directeur commercial et financier
Gestion des réclamations clients
LITIGES
Gestion et résolution des litiges avec services internes (Customer Service, Commerciaux, Responsables De Comptes, Chefs De Projets) et les clients
SUIVI DES REGLEMENTS & RECOUVREMENT
Suivi des règlements (traitement et analyse de la balance détaillée clients)
Identification et anticipation des retards paiements
Recouvrement des créances (relances par mail et téléphone en assurant le lien avec le Chargé de Recouvrement)
Contrôle lettrage dans comptes clients des avoirs
Demande de création de comptes clients en interne
Reporting hebdomadaire des factures impayées (litiges & autres traitement)
Alerte auprès du Responsable ADV et de la force de vente dans toutes difficultés de recouvrement
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EDS (suite fusion Memorex Telex, LFM, TFS) / Memorex Telex (Vélizy)
- Gestionnaire Recouvrement Garanties Constructeurs & Acheteuse en sous-traitance SAV
2001 - 2004
Assurer l'interface entre les clients, les services internes, les sous-traitants, les constructeurs
Gestion des appels clients sous contrat
Gestion des ruptures de pièce ou de machine, relation directe avec des fournisseurs, des brockers, le service logistique
Gestion de la garantie et des retours ateliers (sous ou hors garantie)
Relation directe avec tous les constructeurs (CISCO, BROTHER, DELL, EPSON, FUJITSU, HITACHI, HP, IBM, COMPAQ, IIYAMA, KYOCERA, LEXMARK, PANASONIC, PERLE, PHILIPS, PRINTRONIX, SONY, TALLY, TOSHIBA, 3COM, UBI, VIEWSONIC, VISARA, APC)
Après recherches, élaboration et mise en place des modes opératoires des Garanties par Constructeur & procédures dans le but de d'obtenir des reversions, des échanges, des réparations, des interventions sur site client)
puis diffusion de cette documentation aux services technique et commercial
Relation directe avec les clients pour les Retours Atelier (enregistrement et suivi du matériel H.S. sous ou hors garantie, devis pour le hors garantie, traitement du matériel garantie selon les différents process constructeurs, envoi matériel hors garantie en réparation chez sous-traitants)
Participation aux inventaires (comptage physique des pièces, saisie) en collaboration avec le service logistique
Référencement et suivi des Fournisseurs
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Memorex Telex (Rungis puis Vélizy)
- Assistante Direction des Services Techniques après-vente : Support/ Logistique/Qualité
1995 - 2001
Gestion du secrétariat pour les services Logistique, Technique et Qualité
Assurer la liaison entre les différentes services
Logistique :
Gestion du personnel (congés, distribution des tickets restaurant & fiches de paie, notes de frais)
Participation à l'élaboration des procédures pour l'inventaire annuel
Tenu de l'agenda du Directeur Logistique (prises de rendez-vous...)
Organisation de réunions (réservation de salle, diffusion de l'ordre du jour, et du compte-rendu)
Rédaction de notes internes, comptes-rendus de réunion, traitement du courrier et des appels téléphoniques
Gestion et suivi des achats locaux (cartons d'emballage, produits d'entretien, stickers, imprimerie, outillage, rouleaux de scotch...)
Contact avec les fournisseurs pour prix et délais, saisie de commande, rapprochement entre les bons de livraison et les factures
Gestion du fichier des fournisseurs
Entretiens avec les fournisseurs et des prospects afin de réduire les coûts.
Gestion des factures fournisseurs pour l'ensemble du service (transporteurs, sous-contractants pour réparation de matériels...)
Gestion et suivi des dossiers de ventes Spares
Facturation des ventes de pièces détachées
Vente de consommables (disquettes, cartouches d'encre...)
Technique :
Gestion du personnel (planning des congés & absences, feuilles de paie, notes de frais...)
Rédaction de notes internes, comptes-rendus de réunion, présentations, traitement du courrier et des appels téléphoniques
Gestion des bons d'interventions hors contrat jusqu'à la facturation
Pour le Comité de faisabilité et démarrages Opérationnels, enregistrement, saisie, diffusion et archivage des formulaires Qualités
Mise à jour et diffusion mensuelle du tableau des produits mis en liste de faisabilité
Qualité :
Back-up pour le secrétariat du Service Qualité
Gestion de toutes les procédures du Manuel Qualité
Traitement des formulaires Qualité reçus en interne
Envoi de mailing aux clients pour enquête satisfaction
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DATAPOINT Informatique (ex MATRA Informatique) (Rungis)
- Assistante Direction des Services & de la Formation - bilingue Anglais
1989 - 1995
Assistante Direction des Services et de la Formation (interne & clients)
Secrétaire de Direction des Opérations Techniques Province (1 Directeur & 70 Techniciens)
Secrétaire de Direction du Centre d'Expertise Technique (1 Directeur & 30 Ingénieurs Supports)
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Missions d'Intérim
- Secrétaire Bilingue Anglais
1988 - 1989
Divers missions d'intérim dans le cadre du secrétariat
(USINOR SACILOR, LANCOME, CITRICOS (import/export), SNC STIM...)
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Sté BAUFER (Paris XV°)
- Secrétaire Trilingue Anglais-Espagnol & Gestion de la relation commerciale (Ventes & Facturations)
1987 - 1988
Boutique de l'Amérique Latine
Vente en gros et au détail de produits artisanaux importés d'Amerique Latine (bijoux, reproduction de statues anciennes, objets de décoration, instruments de musique ...)
Très bon relationnel avec les clients et les fournisseurs
Gestion du courrier
Facturation des ventes grossistes (internationaux)
Participation à l'inventaire du stock
Participation aux réunions avec fournisseurs (espagnol/anglais indispensables)
Vente en boutique des produits vendus au détail aux particuliers
Gestion de la caisse
