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Novimmune
- Assistante de Direction
2016 - 2017
Assistante du Directeur Ressources Humaines et Directeur Juridique
- Gestion administrative quotidienne du Directeur RH et Directeur juridique
- Préparation des réunions mensuelles des membres de la direction et autres réunions (video conferences, réservation des salles, invitations)
- Filtrage appels téléphoniques et courriers
- Organisation des évènements de l’entreprise (fête de Noël, kickoff meetings)
- Préparation des notes de frais des membres de la direction et actionnaires
- Responsable des réceptionnistes et suivi journalier de leurs activités (4 personnes)
- Mise à jour quotidienne des fichiers employés
- Préparation des contrats, documents liés à l’embauche (assurance maladie, permis de travail…)
- Gestion des voyages, réservation taxis, hôtels, transports
- Coordinateur recrutement, préparation des annonces, réception et tri des CV, organisation des interview candidats, contact avec les agences de recrutement
- Suivi, mise à jour des dossiers juridiques
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The RG Company Limited
- Assistante de direction bilingue
2014 - 2015
Rattachée au CEO
o Mise en place et gestion de l’ensemble de l’administration du bureau de Genève
o Organisation visite Banques Centrales en Am Lat (courriers, téléphone, traduction de lettres – FR-ES)
o Liaison et aide ponctuelle au secrétariat du Président
o Préparation des réunions (incluant la gestion des agendas en toute autonomie et préparation des salles et matériel pour les réunions)
o Organisation des réunions et déplacements (réservation meeting room, avions, hôtels, taxi, restaurants)
o Liaison fiduciaire pour mise en place assurance maladie personnel, assurance professionnelle
o Gestion des demandes de brevets et marques : suivis, relances, classement
o Démarches auprès de l’AFC Genève, envoie des comptes trimestriels et bouclement fin d’année.
o Démarches pour l’ouverture d’un compte bancaire société, demandes de cartes, en liaison avec les différents signataires RC.
o Gestion factures réception, vérification, comptabilisation, paiement, transmission à la fiduciaire (ex comptes trimestriels et de bouclement de fin d’année)
o Gestion des notes de frais des managers
o Gestion cartes de vœux fin d’année
o Gestion stocks papeterie, achats divers
Raison du départ : Réorganisation
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Capital International
- Assistante de direction bilingue
London
2014 - 2014
Assistante du Directeur Europe Global Finance et Directeur RH - Compensation & Benefits
o Gestion de l’administratif global pour les 2 directeurs (Gestion de l’agenda, filtrage téléphonique)
o Organisation des meetings des directeurs en interne ou externe avec des clients
o Préparation des réunions (incluant la gestion des agendas en toute autonomie et préparation des salles et matériel pour les réunions)
o Gestion des notes de frais
o Organisation des voyages
Intérim
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SOFGEN SA - Consulting company
- Assistante de direction bilingue
2012 - 2013
Assistante du CEO et CFO
o Organisation des réunions mensuelles des Managers, collecte des informations, préparation des documents, prise de notes, pv. (Anglais)
o Protocole d’organisation et participation aux réunions des actionnaires (2 fois par an), prise de notes et rédaction du compte rendu.
o Présentations Power Point, tableaux de suivis de budget Excel
o Organisation des meetings, conference calls (Arkadin), séminaire annuel
o Gestion des déplacements (voyages)
o En charge du projet du déménagement du bureau secondaire
o Gestion des affaires privées
o Gestion et achat des fournitures diverses, suivi du budget
o Prise en charge ponctuelle de projets marketing
o Traductions (FR-Engl)
Raison du départ : CDD 9 mois.
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Transocean
- Assistante de direction
Courbevoie
2011 - 2012
Assistante de deux Vice-Présidents et deux directeurs (tax & treasury)
o Organisation de séminaires en interne et externe
o Gestion des agendas, organisation de meetings complexes au niveau mondial, conférences téléphoniques (Webex), téléprésences
o Organisation des voyages, demandes de visas
o Gestion des expenses reports et saisie dans la base de données
o Présentations Power Point
o En charge du suivi des factures concernant un litige (excel)
o Gestion des affaires privées des Vice-Présidents
o Gestion des courriers confidentiels et dossiers sensibles
Raison du départ : Restructuration
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OM Pharma
- Assistante de direction
2005 - 2011
Assistante de direction (bilingue) – Direction industrielle
o Organisation et participation aux réunions de la Direction Industrielle. Prise de notes et rédaction de PV
o Travail en binôme avec le manager pour optimiser les activités, faciliter la gestion et prise de décisions au quotidien. Travail autonome. Respect de la confidentialité des dossiers sensibles.
o Préparation et mise en forme des présentations Power Point ou autres supports visuels
o Rassembler, consolider, analyser et mettre en forme l’ensemble des documents administratifs en liaison avec les services de production Pharma et Bio.
o Aménager l’emploi du temps (plannings ; agenda)
o Organisation des déplacements, réservations (trajets, hôtels, etc…)
o Création et mise en place des indicateurs de productivité, tableaux de reporting + graphiques
o Suivi de budget, émission de statistiques du service, suivis de plannings annuels.
o Superviser la mise en place d’évènements, séminaires …
o Gestion et suivi de budget ; notes de frais, tenue à jour des absences pour les responsables de services
o Traduction de documents (Anglais/Français)
Responsable de l’équipe d’organisation de la fête du Noël des enfants du personnel (200 personnes)
Raison du départ : Restructuration, poste redondant.
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Mavic
- Assistante de direction
Metz-Tessy
2003 - 2005
Assistante de direction (bilingue) – Sce commercial Mavic-adidas Cycling (intérim)
Assistante de direction (bilingue) – Direction Mavic-adidas Cycling (intérim)
Assistante Service Courses (bilingue) – Mavic-adidas Cycling (intérim)
Assistante Juridique bilingue - Salomon (intérim)
Intérim
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FM Global
- Assistante bilingue
1986 - 2003
Chargée de planning et ordonnancement (bilingue anglais)
o Planification et ordonnancement (court/moyen terme) de la charge de travail d’une équipe de 40 d’ingénieurs au sein de plusieurs pays Européens (routing cohérent), maîtrise ces coûts (utilisation d’Order Management).
o Anticiper et apprécier la charge de travail par rapport à des plannings.
o Prioriser et négocier les délais des demandes urgentes
o Synchroniser les ordres de missions clients/fournisseurs
o Nombreux contacts par mail et téléphone avec les sociétés mères (USA)
o Rédaction de rapports suite aux visites de prévention des ingénieurs
o Contact avec les clients par téléphone
o Assurer le soutien d’une équipe sur le terrain par la préparation de documents, l’écoute et la résolution de difficultés.
o Interface avec les clients en cas de détection de problèmes techniques ou relationnels
o Prise de commandes par téléphone et tenue à jour des fichiers ou bases de données
Raison du départ : Licenciement économique
