PIERRE FABRE, IPSEN, BBRAUN...
- Assistante de Direction (mission d'intérim)
Nanterre cedex
2014 - 2016
Les trois plus importantes missions :
Pour PIERRE FABRE, ASSISTANTE DE DIRECTION A L’INTERNATIONAL du Directeur de la Coordination Internationale QRVI (Quality, Regulatory, Vigilance, InfoMed) et du Directeur Europe :
• Assistanat classique (Agenda, traitement des contacts téléphoniques monde, déplacements, logistique
voyages, notes de frais, réalisation de documents divers : .docx, présentations.pwp, tableaux de bord.xls,
emails élaborés « type tutoriel » à fort design communiquant vers les équipes...)
• Organisation des Webex-meetings avec toutes filiales des zones Europe, USA, Afrique, Asie-Océanie (37 pays)
• Responsable du suivi dans l’outil reporting de la bonne saisie par les Managers et collaborateurs monde (+ de 130 pers.) des temps par activité et volume d’affaires. Relances individuelles pour mises à jour effectives.
• Gestion de bases de données : réconciliations, extractions pour rapports, analyses résultats d’enquêtes.
• Traduction Français/Anglais.
Pour IPSEN PHARMA, ATTACHEE DE DIRECTION PRIMARY CARE & REGULATORY AFFAIRS BU :
Fournir à l’équipe (8 personnes : le Vice-Président PC & RA, 3 directeurs médicaux PC, 3 directeurs RA, 1 responsable budget) une assistance dans la gestion des activités du département (France, Europe, Monde).
Missions :
• Organiser et optimiser la gestion du temps des membres de l’équipe (Agendas, déplacements, logistique
voyages, gestion des procédures de délivrance des visas, inscriptions aux formations et congrès).
• Coordonner les activités et assurer l’interface avec les équipes, interlocuteurs externes et internes.
• Piloter l’organisation d’événements internes ou externes.
• Assurer les processus administratifs et gestion budgétaire (via logiciel comptable K2 en liaison avec SAP) :
-> Gestion des commandes d’achat : Etablissement par projets des demandes d’engagement de dépenses
(en lien avec les contrôleurs de gestion) / Création des comptes fournisseurs (en lien avec le Service Achats)
/ Assurer l’imputation budgétaire et l’édition des bons de commandes / Etablissement des demandes de
règlements et acomptes et validation des règlements (en lien avec la Comptabilité)…
-> Suivi des budgets (vérification des devis, contrôle de la facturation (en lien avec les services comptables).
• Etablissement des contrats des prestataires d’après modèles préétablis par le Service juridique (via un logiciel
de workflow i-CAP), coordination du processus de validation et suivi jusqu’à finalisation. Production de
tableaux de bord pour recueil de données. Création d’un tableau de suivi complet.
• Contribuer à la transparence des relations avec les partenaires de santé selon le code EFPIA : collecte des
informations pour déclaration des transferts de valeurs (via outil sharepoint COLLECT).
Pour BBRAUN, ASSISTANTE DE DIRECTION ADMINISTRATIVE ET COMMERCIALE. Au sein de la Direction des Opérations Commerciales (OEM/Industrial Customers Unit), j'assiste le Responsable des Ventes Industrie ainsi que son Attachée Commerciale.
1) ASSISTANAT DE DIRECTION – ADMINISTRATION :
• J’assure la relation et l'interface avec les interlocuteurs internes (Entités BBRAUN France, Europe, Monde) et externes (clients).
• Traductions français/anglais.
• Traitement et suivi administratif des dossiers : courrier, notes, documents, comptes rendus de réunions (Français/Anglais)…
• Gestion du planning des responsables hiérarchiques, agendas et prises de rendez-vous.
• Préparation et organisation des réunions, voyages, déplacements.
• Préparation et suivi de dossiers ou organisation d'événements.
• Recueil, mise en forme et diffusion des données utiles à l'activité du Responsable des Ventes et de son
Attachée Commerciale.
• Elaboration des propositions commerciales.
• Gestion des notes de frais, achats, factures…
• Création d’une base de données contacts à partir de 450 cartes de visites.
2) ASSISTANAT COMMERCIAL :
• Prise en charge des prospects et clients ou orientation vers les personnes compétentes selon les actions à
mener.
• Préparation et envoi des offres de prix personnalisées aux clients, en cohérence avec la politique commerciale
de la Division.
• Envoi d’échantillons, fiches techniques, documents Qualité…
• Utilisation de SAP ventes : suivi des stocks, consultation des prix et disponibilité produits, création de
commandes clients pour envoi d'échantillons).
• Interface avec les services Clients, service Qualité, chefs de gammes & produits, sites d’approvisionnement, Comptabilité.
• Reporting mensuel et analyse des ventes (extractions/logiciel LISA : Local Information System for Sales Analysis).
3) ASSISTANAT au niveau des Instances Représentatives du Personnel de mon Responsable investi de plusieurs mandats de national à européen exigeant une totale discrétion et le respect absolu de la confidentialité.
Quintiles
- Executive Personal Assistant (Strategy and Corporate development)
Durham
2002 - 2011
ORGANISATION ET LOGISTIQUE COURANTE :
Gestion d’agendas complexes, filtrage téléphonique, préparation et suivi des dossiers, organisation et participation aux réunions (CoDir, AG, Team meetings), organisation des voyages d’affaires.
COMMUNICATION :
Interface avec services internes, clients, prestataires
Assure la bonne circulation de l’information. Actions de communication (Bulletins, Flash info, Lettre du Président).
Création, mise en forme de tous supports divers (VF/VA) : Correspondance, présentations pwp, propositions, contrats, comptes rendus, minutes, biographies, rapports d’audits, newsletters, tableaux de bords, enquêtes, statistiques, bases de données, publipostage, articles pour presse nationale
GESTION BUDGETAIRE et MAITRISE DES COUTS :
Evénements (jusqu’à 150 000 €), finances projets, recouvrement des cotisations, suivi notes de frais et factures
ORGANISATION ET/OU PILOTAGE D'EVENEMENTS :
Meetings et déplacements (jusqu’à 50 participants). Séminaires, Forums, Team building, Ateliers de formation, Conférences, Débats, AG, Vœux (jusqu’à 250 participants)
