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ASSISTEO SECRETARIAT (Génissieux)
- CHEF D'ENTREPRISE
2011 - maintenant
Services de secrétariat à destination des entreprises
* Création de l'entreprise ;
* Démarches commerciales (recherche et qualification des fichiers prospects, envoi
des documents, relances téléphoniques, rendez-vous client)
* Création des supports commerciaux ;
* Création du site Internet (après formation à la création de sites) ;
* Formation aux logiciels de comptabilité EBP et Ciel ;
* Devis, factures ;
* Création et mise à jour des tableaux de bord de suivi d'activité ;
* Gestion du budget et de la trésorerie ;
* Interventions chez les clients ou travail à distance ;
* Administratif : rédaction courriers, classement, mise à jour de tableaux de
bord, relance clients, mise à jour Document unique de sécurité, rédaction et
mise en forme de documents divers
* Comptabilité : Saisie comptable factures, journal de banque, OD, etc.),
règlements fournisseurs, déclarations de TVA, gestion de la trésorerie,
relations avec le cabinet comptable
* Bureautique : assistance, formation ;
* Administration des ventes : saisie et suivi des commandes clients, préparation
des dossiers de production, facturation
* Achats : recherche de fournisseurs et négociation avant signature des contrats,
études de coûts
* Utilisation des logiciels Oxygène, EBP, Ciel, Meca, suite Office, Photofiltre,
Scribus
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Mairie de St Marcellin (38)
- RESPONSABLE SECRETARIAT DU MAIRE - CONSEILLER GENERAL
2005 - 2010
* Assistance à la préparation du budget de la commune ;
* Gestion du budget du service ;
* Suivi de dossiers (interventions politiques, demandes de subventions, etc.) ;
* Préparation et compte-rendu de réunions ;
* Organisation des déplacements du Maire et des élus ;
* Organisation d'événementiels (encadrement de 6 personnes) ;
* Relations avec la presse ;
* Encadrement d'une secrétaire et de stagiaires ;
* Gestion de l'agenda du Maire - Conseiller Général
* Rédaction de courriers et autres documents ;
* Formation d'une centaine d'agents à la bureautique (Excel, Word, navigation
Internet, Powerpoint)
* Travail sous MAC et PC
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DELIFRUITS
- ASSISTANTE DE DIRECTION INDUSTRIELLE
1998 - 2004
Margès (26) (groupe REFRESCO - Hollande)
* Suivi des lignes budgétaires d'investissement (dont gestion des commandes), suivi
des travaux, et de dossiers spécifiques
* Participation à la mise en place et à l'élaboration de tableaux de bord
* Reporting d'activité à la Direction Générale et au groupe
* Gestion de 5 cadres (dont 3 membres du Comité de Direction : Directeur de
Production, Directeur d'usine et Directeur Qualité R&D) :
- gestion des agendas
- filtrage des appels téléphoniques
- fax, courriers, comptes-rendus
- gestion de dossiers divers
- organisation d'audits clients ;
* Animation et compte-rendu de réunions ;
* Organisation de déplacements, des séjours sur site du personnel d'entreprises
extérieures, et des visites de l'usine (également en anglais)
* Relations avec les administrations (Inspecteur des installations classées, agence de
l'eau, mairies, préfecture)
* Gestion de fournisseurs (société de nettoyage, location de bungalow, agence de
voyage, mobilier de bureau, etc.)
* Encadrement de 2 secrétaires : répartition de la charge de travail, gestion des
congés et absences, recrutements
* Préparation de dossiers et de présentations (clients, groupe, comité de direction,
etc.)
* Organisation d'événementiels (journée « ateliers », séminaires, réceptions)
* Formatrice sur Excel, Word, Powerpoint et MS Project
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Cabinet d'avocats, Architecte, laboratoire d'analyses industrielles
- Dives postes de secrétaire ou assistante
1989 - 1997
* Accueil, standard ;
* Saisie des comptes-rendus d'audience, des conclusions, des comptes-rendus de
chantier, des rapports d'analyses, des factures, des offres d'emploi, des CV des
demandeurs d'emploi.
* Classement : mise en place et mise à jour ;
* Relations aux entreprises et Maîtres d'ouvrages ;
* Préparation des dossiers de candidature aux marchés publics
* Préparation des ordres de services, situations de travaux et certificats de paiement
pour les entreprises
* Préparation des permis de construire ;
* Tenue des comptes prorata de différents chantiers ;
* Vérification des devis d'entreprises
* Suivi clientèle, relances
* Travail sous Mac et PC
