-
Kantar Xtel
- Assistante de direction PDG & Office Manager Paris office - anglais, néerlandais, italien
Direction générale | Paris (75000)
2023 - maintenant
Je gère l'agenda très mouvant du PDG, organise la logistique de ses déplacements internationaux et tiens à jour ses notes de frais. Je coordonne également les réunions mensuelles du COMEX ainsi que les réunions mensuelles et trimestrielles avec la Gouvernance à l'étranger. Je contribue à préparer les supports de présentation et me charge aussi de la rédaction de mails de communication internes. J'assiste les membres du COMEX sur des projets ponctuels tels que l'organisation d'un Hackathon, du Sales Kick-off, la prospection d'une nouvelle agence de voyage et la rédaction de la politique de voyage. Je me suis chargée de trouver de nouveaux locaux, de la négociation du nouveau bail et de l'aménagement informatique. Je suis également chargé de l'onboarding des nouveaux collaborateurs et organise régulièrement des événements internes (création d'une soirée Quiz autour de nos produits).
-
Center Parcs Holding
- Assistante de direction - 2 directeurs - Juridique et Financière - français, anglais & néerlandais
Direction générale | Paris (75000)
2021 - 2023
- Gestion des agendas Outlook pour deux Directeurs internationaux
- Préparation des réunions mensuelle de gouvernance avec des partenaires extérieurs internationaux
- Établissement de la cartographie des procédures pour les départements juridique et financier
- Support sur le suivi du portefeuille marques du groupe PVCP
- Organisation des voyages internationaux et de la logistique attenante pour les directeurs et membres de l'équipe.
- Planification et organisation des évènements Team building des équipes financières et juridiques
- Accueil des nouveaux membres de l'équipe, préparation du matériel informatique, création d'un kit de bienvenue, création d'un parcours d'onboarding.
- Rédaction de comptes rendus en Français et Anglais
- Création et suivi des commandes sous SAP et suivi du paiement des factures sous Basware
- Création et gestion de dossiers et agendas partagés sous SharePoint et Outlook
- Organisation d'événement internes petit déjeuner d'équipe
- Création de support de communication interne (Affiche, Powerpoint, Vidéos)
- Office Management, commande de fournitures pour chaque département, liaisons avec les Services Généraux du groupe pour l'intendance de nos locaux.
- Formalisation à l'écrit de procédures internes
- Contribution au groupe de travail sur les nouveaux rituels pour les nouveaux locaux
- Rédaction de correspondances avec les cabinets d'avocats
- Tenue des notes de frais
- Accueil des visiteurs externes
-
Havas Media France
- Assistante de direction Trilingue - Fr, Angl, Esp
Direction générale | Puteaux
2016 - 2020
Pendant les 3 premières années
Chargée d'un agenda très mouvant et pour une directrice responsable des partenariats média et des projets techniques internes pour le groupe. Réorganisation de l'office management et l'accueil des visiteurs VIP. Gestion et mise à jour du répertoire électronique. Rédaction de mails de communication interne en anglais et espagnol et envoi de la part de mon manager. Responsable de la logistique des déplacements et réunions à l'étranger ainsi que pour les salons comme Cannes Lions et CES Las Vegas.
La dernière année chez Havas:
J'étais chargée de gérer les agendas de 2 directeurs internationaux, leurs déplacements et leurs notes de frais. Je m'occupais également de l'office management, facturation éventuelle, logistique lors des salons à l'étranger. Je gèrais également des projets ponctuels, l'élaboration de présentation PowerPoint et des traductions depuis et vers les langues que je maîtrise. J'ai créé des invitations sous Google Suite.
Parce que je suis de nature curieuse et pour mieux appréhender ce poste j'ai pris l'initiative d'apprendre le Mandarin.
-
QVC France
- Assistante de Direction bilingue
2014 - 2015
au sein d'une entreprise anglophone auprès de 3 directeurs, TV Sales - Marketing & Communications - Opérations Media.
Gestion des agendas, Organisation de réunions, rédaction des comptes rendus, notes de frais, organisation des déplacements
professionnels pour les 3 directeurs ainsi que leurs équipes, traduction de documents écrits, traduction simultanée lors des
réunions ; recherche, évaluation et négociation tarifaire avec de nouveaux prestataires, organisation de repas d'affaires,
planification et organisation des événements de salariés, commande des fournitures de bureau, coordination du déménagement
d'entreprise, assistance aux collaborateurs expatriés, saisie et suivi de facture dans COUPA (interface de SAP)
-
Laboratoires ConvaTec
- Assistante des direction des ventes France & Belgique
2012 - 2014
Assistanat classique : organisation des déplacements, notes de frais, coordination logistique pour les formations et réunions trimestrielles avec les directeurs des ventes régionales, rédaction des comptes rendus.
Assistanat administratif : déclaration des évènements client auprès des instances officielles et du suivi des dossiers événementiels en France et en Belgique, suivi du planning des congés payées, saisie et suivi des factures fournisseurs sur SAP, rédaction et envoi des contrats des intervenants, point de liaison avec le support informatique pour l'équipe de ventes.
Assistanat logistique: élaboration en collaboration avec le graphiste du catalogue produits belge 2013, mailing et e-mailing client, traduction en anglais et en néerlandais des messages, organisation d’événements client en Belgique, commande fournitures et cartes de visite, archivage, formations ponctuelles.
-
Laboratoires ConvaTec
- Assistante direction des Ventes
2012 - 2014
Assistanat classique : organisation des déplacements, notes de frais, coordination logistique pour les formations et réunions trimestrielles avec les directeurs des ventes régionales, rédaction des comptes rendus.
Assistanat administratif : déclaration des évènements client auprès des instances officielles et du suivi des dossiers événementiels
en France et en Belgique, suivi du planning des congés payées, saisie et suivi des factures fournisseurs sur SAP, rédaction et
envoi des contrats des intervenants, point de liaison avec le support informatique pour l'équipe de ventes.
Assistanat logistique: élaboration en collaboration avec le graphiste du catalogue produits belge 2013, mailing et e-mailing client,
traduction en anglais et en néerlandais des messages, organisation d'événements client en Belgique, commande fournitures et
cartes de visite, archivage, formations ponctueles.
-
XL Insurance Co. Ltd
- Assistante de direction Benelux et Europe du Sud
2009 - 2012
Assistanat classique: Organisation des déplacements, réunions, tenue des agendas et des notes de frais d'une équipe composée
de 4 souscripteurs RC et Cyber risques opérant sur les marchés du Benelux et de l'Europe du Sud et la directrice de département.
Assistanat administratif : Saisie des demandes de cotisation et police dans logiciel Genius, tenue des portfolios, émission de
polices et établissement des factures, rédaction de compte-rendu de réunion, archivage, gestion des fournitures bureau, liaison
avec le département litiges, suivi des paiements en binôme avec les services de comptabilité et les courtiers basés à l'étranger.
Assistanat logistique: Aide aux membres d'équipe expatriés dans leurs démarches d'installation, intégration et de départ.
Organisation de l'événement client annuel du département en Espagne et en Allemagne en 2010 et 2011.
-
CHG Meridian
- Assistante commerciale
2007 - 2009
Assistante commerciale B to B néerlandophone chez CHG Meridian, société de leasing informatique,
Gestion des agendas des commerciaux basés au Benelux après prospection et prise de rendez-vous qualifiés en néerlandais,
participation ponctuelle aux rendez-vous client, qualification de la base de données et recrutement et formation des nouveaux
collaborateurs néerlandophones.
-
CHG-MERIDIAN
- Commerciale sédentaire néerlandophone B to B
2007 - 2009
Prospecter par téléphone en B to B et fixer des rendez-vous qualifiés en néerlandais pour des équipes commerciales basées au Benelux, de la qualification de la base de données et du recrutement ainsi que de la formation de collaborateurs néerlandophone.
-
Sidaction
- Assistante de production pour l’opération de prévention «Pour la Vie»
2005 - 2006
Assister le chef de projet sur une opération de prévention VIH/sida visant les lycéens.
Suivi et coordination des différents intervenants techniques, financiers et logistiques sur le projet comportant plusieurs volets: tournage d’un documentaire, édition et distribution d’un DVD-rom, gestion d’un site Internet et blog en partenariat avec France 5.
-
Sidaction
- Assistante en communication et d’administration
2005 - 2005
Gestion du standard téléphonique, suivi des demandes des donateurs. Chargée d’obtenir de la publicité gratuite dans la presse nationale et régionale. Responsable d’un plateau téléphonique pour l’opération annuelle de collecte de fonds Sidaction 2005.
-
Sidaction
- Assistante de production
2005 - 2006
Assistante de production pour l'opération de prévention VIH, «Pour la Vie», à Sidaction,
Assister le chef de projet sur une opération de prévention VIH/sida visant les lycéens comportant plusieurs volets: tournage d'un
documentaire, édition et distribution d'un DVD-rom, gestion d'un site Internet et blog en partenariat avec France 5. Mise en place
de la logistique, du retro planning, collaboration à la mise en place d'une conférence de presse, suivi budgétaire, coordination entre
les différents intervenants techniques, financiers et institutionnels. Tenue du standard téléphonique, gestion des demandes des
donateurs. Chargée d'obtenir de la publicité gratuite dans la presse écrite et à la radio puis de la rédaction d'un rapport d'estimation
de coût. Accueil et formation des bénévoles sur un plateau téléphonique pendant l'opération annuelle de colecte de fonds
Sidaction 2005.
-
Paris Honotel
- Assistante marketing
Paris
2003 - 2004
Assistante marketing tourisme, Paris Honotel, groupe hôtelier de 22 hôtels parisiens
-
Paris Honotel, groupe hôtelier de 22 hôtels
- Chef de Marché Tourisme et Communication
2003 - 2004
Mission de 4 mois pour la mise en place et coordination d’une stratégie de communication commerciale dans la cadre du rachat de 15 nouveaux établissements.
-
Chez Alliance Hospitality, group hôtelier de 56 hôtels européens
- Attachée Commerciale
2000 - 2003
Chargée des réservations groupes, des relations commerciales avec les grossistes sur les marchés: allemand, espagnol et italien. Participation aux salons du tourisme à l’étranger, prospection, négociation tarifaire, suivie de production.
-
Alliance Hospitality
- Assistante Commerciale
Paris
2000 - 2003
Assistante Commerciale, Chez Alliance Hospitality, group hôtelier de 56 hôtels européens
-
Libertel Prince de Condé et Prince de Conti
- Réceptionniste
1999 - 2000
Accueil de la clientèle internationale, chargée des réservations et du suivi des débiteurs, conciergerie.
-
Libertel Prince de Condé et Prince de Conti
- Réceptionniste
1999 - 2000
